Как вести учет расходников, чтобы не остаться без перчаток и крафта в середине дня
Представьте: середина дня, запись плотная, клиент уже сидит, а перчатки закончились. Или крафт пакеты внезапно ушли все разом, и стерилизацию просто некуда упаковывать. Настроение падает, стресс растет, а работать как-то надо. Мы в Sinail слишком часто слышим такие истории и точно знаем: в большинстве случаев проблема не в поставщиках, а в учете.
Давайте разберем, как организовать учет расходников так, чтобы без перчаток, масок и крафта вы не оставались ни в понедельник, ни в день перед праздниками.
Какие расходники точно нужно считать
Минимальный список для мастера маникюра и педикюра:
-
перчатки
-
маски или респираторы
-
крафт пакеты для стерилизации
-
одноразовые пилки и бафы или сменные файлы
-
салфетки безворсовые и бумажные
-
апельсиновые палочки
-
щетки для очистки
-
мешки для мусора
-
дезсредства и средства для предстерилизационной очистки
Если вы работаете в одиночку, кажется, что "на глаз" тоже сойдет. Но как только загружается запись или появляется второй мастер, хаос наступает очень быстро.
Шаг 1. Посчитать расход на одного клиента
Без этого шага любой учет превращается в угадайку. Здесь не нужна высшая математика, достаточно один день понаблюдать за собой и честно записать, что ушло.
Например:
На одного клиента по маникюру:
-
перчатки - 1 пара
-
маска - 1 штука
-
пилка - 1 штука
-
баф - 1 штука
-
крафт пакет - 1 штука
-
салфетки - 10 штук (примерно, можно округлить)
По педикюру может быть другой набор. Главное - зафиксировать обычный расход, а не "идеальный". Если вы знаете, что иногда меняете перчатки дважды за процедуру, лучше сразу заложить запас.
Шаг 2. Определить среднее количество клиентов в день
Берете неделю или месяц и считаете реально пришедших клиентов, а не желаемую загрузку. Пусть это будет, например, 5 человек в день по маникюру и 2 по педикюру.
Дальше все просто:
-
расход перчаток в день - минимум 7 пар
-
крафт пакетов - 7 штук
-
пилок - 7 штук и так далее
Уже на этом этапе становится видно, сколько расходников реально нужно, чтобы спокойно жить хотя бы одну неделю.
Шаг 3. Решить, на сколько дней вы хотите иметь запас
Здесь включается вопрос безопасности и комфорта.
Кто-то держит запас на 7 дней, кто-то на месяц. Мы рекомендуем ориентироваться хотя бы на 2 недели стабильной работы, а лучше - на 3–4, если есть где хранить.
Простой пример:
Если вы тратите 7 пар перчаток в день и хотите запас на 14 дней,
7 х 14 = 98 пар.
Значит, нормальный запас перчаток для вас - около 100 пар.
То же самое можно посчитать для крафта, масок и всего остального.
Шаг 4. Ввести минимальный остаток
Минимальный остаток - это та точка, когда расходник еще есть, но уже пора делать заказ. Это сильно спасает от ситуации "ой, у нас вчера все внезапно закончилось".
Например:
-
перчатки - минимум 30 пар
-
крафт пакеты - минимум 50 штук
-
маски - минимум 30 штук
Как только вы видите, что количество подошло к минимальному остатку, включается правило: "вижу - заказываю".
Шаг 5. Выбрать способ учета: тетрадь, таблица или приложение
Главное правило: учет должен быть таким, который вы реально будете вести.
Рабочие варианты:
-
Простая тетрадь или блокнот.
Раз в день или через день записываете, что осталось. Подходит, если расход небольшой и вы работаете один. -
Таблица в Excel или Google Sheets.
Можно завести столбцы:
-
наименование
-
количество сейчас
-
минимальный остаток
-
дата последнего заказа
-
поставщик
Там же удобно прикидывать, на сколько дней хватит нынешнего запаса, и отмечать, когда заказали новую партию.
-
Специальные приложения.
Некоторые мастера и салоны используют CRM с учетом склада. Это удобно, если мастеров уже несколько и расход большой.
Шаг 6. Разделить расходники "по важности"
Не все расходники одинаково критичны. Без перчаток и крафта работать нельзя. Без декоративных слайдеров можно.
Условно делим на группы:
-
Критичные: перчатки, маски, крафт, дезсредства, салфетки, пилки, бафы.
-
Важные: фрезы, сменные файлы, щетки, мешки для мусора.
-
Некритичные: декоры, дополнительные дизайны, часть уходовых средств.
Так проще расставлять приоритеты в заказах. Если бюджет ограничен, в первую очередь пополняем критичные позиции.
Шаг 7. Хранение и "один ответственный"
Хоть это и звучит по-офисному, но очень помогает, когда за расходники отвечает конкретный человек. Даже если вы работаете один, это все равно будете вы, но с другим отношением:
-
раз в неделю проверяете остатки
-
раз в две недели планируете заказ
-
убираете все лишнее с рабочего стола и храните расходники по категориям
Порядок на полке с перчатками и крафтом реально снижает нервную нагрузку. Вам не приходится каждое утро думать: "А у меня точно сегодня все есть?"
Как Sinail может помочь с учетом
Со своей стороны мы можем частично взять на себя "головную боль" с пополнением. Если вы уже примерно знаете свой расход, можно:
-
закупать расходники сразу крупными упаковками
-
брать наборы на определенное количество клиентов
-
привязать закупку к определенным датам или объемам
Мы видим, как меняются схемы закупок у мастеров, которые начали считать расходники по клиентам, а не "по настроению". Исчезают панические поездки в магазин в середине дня, снижается стресс, а работа становится более спокойной и предсказуемой.
Учет расходников - это не про бюрократию, а про заботу о себе и своих клиентах. Когда вы точно знаете, что перчатки, маски и крафт не закончатся в самый загруженный день, появляется очень приятное чувство опоры. А это уже тот фундамент, на котором хорошо и сервис строить, и цены поднимать.